專案常常 Delay？四個法則帶你拆解工作項目！

又到了專案要驗收進度的時候了，你是屬於還是最後一刻還在趕工？還是進度早已按計劃完成？
如果你是前者，那你一定要學習拆解工作項目的四個法則！

在專案管理技巧中，有一個專業知識叫工作分解結構 WBS (Work Breakdown Structure)，這個步驟就是要把專案所有必要的工作找出來，並且根據類別區分，做為定義完整專案工作的依據。

例如：我在舉辦講座時，會把每個時段、每個組別、每個事務都明確列出來，列出來以後我才可以預估要去搜集哪些資源、要去協調哪些人、要準備與產出哪些事務，這個流程表出來以後，我就知道要如何分配工作事項了。

當你把事情分類出來以後，一定會遇到一個問題，那就是工作項目可能需要好幾個工作日來完成。
例如：需要五天開發，如果你就老實的安排五天，那假設到了第四天你去詢問進度時，才發現負責人只完成 30%，那就會出現了專案進度 Delay 的情況，這時候整個專案的壓力就會提高。

那要如何才能有效地規劃工作時程呢？不會切的太粗糙，也不會切得太瑣碎。
教你四個法則，讓你順利掌握工作進度。

1️⃣ 盡可能的拆細，工作項目越細越準（消除不確定性）

這個可以依照你對專案的把握度進行調整。
如果你對專案把握度低，可以盡可能的拆分工作項目，你對整個全貌越清楚，對時間掌握越準。

2️⃣ 每個工作項目都要有交付物（讓成果明確）

盡量每個工作項目都要有產出，這樣才可以確認是否已經完成，以達到工作進度的量化。
例如：軟體開發大多需要前端與後端作業的配合，那前端畫面完成是一項產出，後端資料 API 完成也可以是產出，每個產出都代表功能開發有在逐漸推進。

3️⃣ 每個工作項目都要有單一負責人（讓責任明確）

若單一工作項目需要多人一起處理，我們應該將工作項細部拆解，工作量與交付物明確定義清楚，讓工作項目只有一個負責人，以便釐清工作項目的責任歸屬。

4️⃣ 每個工作項目時間短於兩個工作天（讓回饋期短）

若單一工作項目需要超過兩個工作天，可能會遇到開發了好幾天，但產出仍不明確的情況。
所以要將讓每個小工作項目都能控制在兩天內，縮短回饋週期，才可以即時掌握項目執行的進度。

總結「工作分解結構 WBS」的四大技巧，幫助我們細分工作項目：

1. 盡可能的拆細工作項目，拆越細越了解專案該做哪些事。
2. 每個工作項目都要有交付物，才能有效的檢核工作項目是否完成。
3. 每個工作項目都要有單一負責人，不僅釐清責任，更方便指派任務。
4. 每個工作項目時間短於兩個工作天，縮短回饋與檢核的時間，讓風險降到最低。